– القيام بأعمال السكرتارية والمتابعة في مكتب الرئيس التنفيذي وتنظيم وتسهيل كافة الأمور الإدارية للمدير التنفيذي بكفاءة عالية و عن تقديم اعمال السكرتارية والاعمال الكتابية والادارية للجمعية ودعمها من اجل ضمان توفير الخدمات بكفاءة وبطريقة فعالة وتوفيرالدعم
الاداري الي الادارة من خلال اجراء و تنظيم الواجبات الادارية والانشطة بما في ذلك تلقي ومعالجة المعلومات .
– تنظيم مواعيد المدير التنفيذي سواء كانت داخلية أو خارجية.
– تنسيق الاجتماعات وتحضير أجندات العمل ومحاضر الاجتماعات ومتابعتها.
– طباعة المراسلات والتقارير الخاصة بالمدير التنفيذي.
– حفظ المراسلات والتقارير.
– إجراء الاتصالات الخاصة بالعمل والرد على جميع المكالمات الهاتفية الخاصة بالمدير التنفيذي .
– متابعة المذكرات الداخلية والتأكد من تحضير كافة البيانات والتقارير.
– استقبال البريد العادي والإلكتروني وعرضه على المدير التنفيذي.
– يقرأ ويحلل المذكرات الواردة والتقارير من أجل تحديد أهميتها وخطة التوزيع الخاصة بهم .
– تنظيم الملفات والمحافظة علي وثائق وسجلات وتقارير الجمعية .
– الاجابة علي الاستفسارات الهاتفية والتعامل معها بطريقة سليمة.
– الترحيب باالزوار وتحديد ما اذا كان ينبغي ان تساعدهم في الوصول إلى أفراد معينين.
– إعداد الردود علي المراسلات التي تحتوي علي الاستفسار ات الروتينية .
– يؤدي واجبات المكتب العام مثل طلب المعدات والحفاظ علي انظمة ادارة السجلات واداء العمل الأساسي للدفاتر .
– إعداد جدول الأعمال وتقديم الترتيبات الأزمة لاجتماعات الموظفين.
– امتثال المحاضر وتوزيع محاضر الاجتماعات
– ينظم وينسق الاجتماعات والمؤتمرات وترتيبات السفر وغيرها.
– يستطيع استخدام الاجهزة المكتبيه (الفاكس-الة التصوير الاسكانر أجهزة العرض الأساسية ).
– يرفع تقرير بحضور وانصراف العاملين للادارة المختصة .
– يؤدي واجبات اخري ذات صلة بما يكلف به.
– كتابة ونسخ المراسلات بكافة أنواعها مثل: رسائل خارجية، مذكرات داخلية، تعاميم.
– إعداد وكتابة التقارير.
– طباعة وتنسيق النصوص باستخدام MS Word.
– التنظيم الفني للملفات ( التصنيف، الترميز، إعداد الفهارس اللازمة للاسترجاع).
– القيام بتنظيم الأوراق بداخل الملفات وتقديم خدمة الاسترجاع.
– القيام بأعمال الفرز والترحيل والإتلاف للملفات التي انتهى العمل بها وفقاً لنظام الجهة.
– التخطيط والتنظيم والإشراف على أعمال المكتب.
– استخدام البريد الالكتروني الداخلي والخارجي للجهاز.
– استخدام شبكة الانترنت.
– استخدام برنامج الاتصالات الإدارية الآلي.
– استخدام أجهزة وبرامج الأرشفة الإلكترونية.
– إعداد القوائم المالية باستخدام برنامج آكسل.
– إعداد العروض التقديمية باستخدام برنامج باوربوينت.
– إعداد قوائم البيانات باستخدام برنامج الآكسس.
– القيام بعمليات محاسبة بسيطة
– القيام بأعمال العلاقات العامة ( الاستقبال، المراسم، البروتوكول) في مجال العلاقات العامة.
– إدارة فريق التطوع وتنسيق مهامهم

المتطلبات الوظيفة

• مهارات في التعاون والاتصال بالآخرين
• القدرة على المراقبة والتخطيط والتنظيم
• العمل وإدارة الوقت
• إصدار الأحكام وحل المشكلات و التخطيط والتنظيم
• تحمل التوتر والاجهاد
• معرفة الاجراءات الادارية والكتابيه
• القدرة على تحمل ضغوط العمل و السرية
• مهارات استخدام برامج الحاسب الآلي المكتبية
• مهارات اللغة الإنجليزية

يرجى العلم أن إرفاق سيرة ذاتية مكتملة شرط أساسي لمراجعة الطلب.