– استقبال المتعاملين والزائرين وتسهيل مقابلتهم للمدير وكذلك استقبال المكالمات التلفونية والفاكسات والإيميلات وتسجيل ذلك في سجل الإيصالات في حالة غياب المدير .
– استقبال المراسلات الواردة بالتسليم المباشر أو من خلال صندوق البريد الخاص بالمؤسسة وإعطاءها الرقم المسلسل والتاريخ من واقع القيد في سجلات المراسلات.
– إحالة المراسلات إلى جهات الاختصاص بعد عرضها على المدير العام أو من يفوضه بذلك.
– متابعة المراسلات الواردة إلى المدير العام للتأكد من اتخاذ الإجراءات اللازمة بصددها وإعادتها للملف الخاص بها وفق ما هو محدد لها.
– الرد على المراسلات بموجب تعليمات أو أوامر المدير العام سواء كانت مراسلات داخلية تتعلق بالمؤسسة أو مراسلات لجهات خارج المؤسسة.
– إعداد المراسلات الصادرة عن المؤسسة جاهزة للتسليم بعد إعطائها الرقم المسلسل الصادر من واقع القيد في سجلات المراسلات.
– حفظ صور من المراسلات الصادرة حسب تسلسل الرقم والتاريخ في ملف الصادر العام.
– حفظ صورة من المراسلات الصادرة مع أولياتها ومرفقاتها بالملف الخاص حسب طبيعتها.
– حفظ المراسلات الداخلية والمستندات الخاصة بالمدير العام بملفات خاصة وبحسب طبيعته وبطريقة منظمة.
– إعداد التعاميم والأوامر الإدارية وطباعتها وتجهيزها وتوزيعها وفق توجيهات المدير العام .
– متابعة تنفيذ وتسليم كافة التقارير والأوامر الإدارية إلى الإدارات المختلفة داخل المؤسسة ومنها للعرض على المدير العام وإبلاغ توجيهاته.
– تنفيذ أي مهام أخرى قد يتم التكليف بها من قبل المدير العام.
– ترتيب أرشيف السكرتارية ومسئول عنه مسئولية كاملة وعن جميع المستندات والملفات و مستندات أصول المؤسسة المسلمة له.المتابعة المستمرة لتواريخ المستندات الخاصة بالمؤسسة التي تحتاج إلى تجديد.
– تنظيم المكتب والعمل

المتطلبات الوظيفة

• دبلوم سكرتارية
• خبر سنتين على الاقل في السكرتارية
• سعودي الجنسية

يرجى تزويدنا بسيرة ذاتية حديثة ومكتملة لضمان مراجعة طلبك.