سكرتير تنفيذي للعمل بجدة, السعودية - استلام البريد اليومي
- عرض البريد على المدير
- توجيه البريد وفقاً للإختصاص. تصوير البريد القادم بحسب الأهمية
- توزيع البريد على الأقسام المتخصصة
- حفظ البريد المُوجه من أجل الحفظ
- تسجيل البريد الصادر
- حفظ صورة عن البريد الصادر
- إرسال البريد الصادر
- معالجة الاتصالات الهاتفية إعداد دليل مُختص بالهواتف والعناوين
- استقبال المكالمات الهاتفية القادمة
- معرفة المتصل، والهدف من اتصاله
- تحويل الاتصال إلى الجهة المُختصة
- إجراء الاتصالات للمدير
- تدوين المكالمات الهاتفية والغرض منها للمدير
- إعداد المراسلات تحرير المادة المكتوبة
- طبع المادة المُحررة
- إجراء تصدير للمراسلات الصادرة
- تصوير المستندات والأوراق المطلوبة
- تصميم النماذج المطلوبة من أجل العمل
- تنظيم الاجتماعات حجز القاعات من أجل الاجتماعات
- توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماع. تجهيز قاعة الاجتماع
- استقبال المُشاركين في الاجتماع. تدوين الملاحظات في الاجتماع
- توزيع أوراق الاجتماع
- تنظيم مواعد المدير العام تسجيل بيانات الزوار
- عرض الأجندة على المدير
- تجهيز البيانات للمدير
- ترتيب السفريات جمع البيانات المُرتبطة بالسفر
- عمل الحجوزات اللازمة ومُتابعتها
- إعداد ملف السفر
- إخبار الجهة المُضيفة عن موعد وصول المدير
- إلغاء الزيارة وِفقاً لطلب المدير
- تنظيم محفوظات الإدارة تجهيز المكان المُناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات
- تصنيف المحفوظات
- ترميز المحفوظات
- فهرسة المحفوظات
- إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة
- جلب الملفات عند طلبها
- متابعة أعمال الإدارة تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى مُتابعة
- الاطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي
- اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع
- حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص
- استخدام تطبيقات الحاسب الآلي مُعالجة النصوص، والبيانات من خلال استعمال برنامج Word
- تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج power point
- إنشاء الجداول باستعمال برنامج Excel
- تنظيم المواعيد باستعمال برنامج Out Look
- إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستعمال برنامج Access
- تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة
- مُتابعة كل جديد من برامج الحاسب الآلي
متطلبات الوظيفة

• دورات وشهادات ومؤهل في نفس المجال
• شرط اساسي اجادة اللغة الانجليزي تحدث وكتابه