ملخص الوظيفة :
– تقديم خدمات المعاونة والمساعدة لادارة المبيعات والتسويق لتسهيل تنفيذ اعمالها

المسئوليات:
– تنظيم ملفات ومستندات ادارة المبيعات وتشمل (تصنيف الملفات – فهرسة الملفات – حفظ الملفات)
– ارشفة وطباعة جميع الخطابات والتعاميم وارسالها للجهات المعنية
– اعداد المراسلات وتشمل (تحرير – طباعة – تصميم النماذج المطلوبة للعمل)
– معالجة البريد اليومي ويشمل (استلام – فرز- توزيع – حفظ تسجيل ارسال) حسب توجيهات المدير
– معالجة الاتصالات الهاتفية في حال عدم تواجد المدير (استقبال الاتصال – التعرف على المتصل – الغرض من الاتصال)
– تنظيم الاجتماعات وتشمل (توجيه الدعوة استقبال الاعضاء تجهيز الوثائق – تدوين الملاحظات – اعداد محضر الاجتماع – توزيع محضر الاجتماع)
– متابعة تنفيذ قرارات الاجتماعات
– تنسيق المواعيد
– متابعة واستلام تقارير الفروع وعرضها على مدير المبيعات والتسويق
– عمل أكواد للعملاء من خلال التسجيل والتحديث الدائم لكشف العملاء
– الاحتفاظ بسجل للعروض المقدمة وتسجيل أي عرض مقدم
– متابعة الدفعات وطباعة خطابات المطالبة للدفعات المستحقة بالتنسيق مع الإدارة المالية
– اعداد التقارير الشهرية والربع سنوية للمبيعات والتسويق
– اعداد جميع عقود الاتفاق وفتح حسابات العملاء وتسليمها للمدير وارسالها للعملاء
– متابعة اعداد خطابات الضمان وشهادات المطابقة للعملاء بالتنسيق مع الإدارة المالية
– التنسيق مع الإدارة المالية للحصول على التقرير الشهري عن مديونات العملاء
– متابعة المناطق والمندوبين لتحصيل المستحقات من العملاء وتقديم تقرير للمدير
– المحافظة على سرية كافة البيانات والمعلومات

المتطلبات الوظيفة

• اجادة استخدام برنامج الأكسل
• مهارة كتابة التقارير
• إمكانية التعامل مع الآخرين بكفاءة وفعالية

لضمان قبول الطلب، يجب إرسال سيرة ذاتية حديثة وشاملة البيانات.