– إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير التنفيذي
– إعداد الخطة الأسبوعية بالمدير التنفيذي
– المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب
– إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم
– تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير التنفيذي
– تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
– حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
– إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات
– إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل
– تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة
– كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير التنفيذى طرفاً فيها
– التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الاجتماع
– مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى
– إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين
– تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها
– التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا
– التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا
– توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة
– حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل
– كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه للمدير التنفيذي
– حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية

المتطلبات الوظيفة

• القدرة على التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيق وبرنامج (Outlook Express) بإحتراف
• القدرة على التعامل مع برامج تصفح الإنترنت بإحتراف
• القدرة على التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية (Presentations)

يرجى إرفاق سيرة ذاتية حديثة ومكتملة البيانات عند التقديم.