– استلام البريد اليومي
– عرض البريد على المدير
– توجيه البريد وفقاً للإختصاص. تصوير البريد القادم بحسب الأهمية
– توزيع البريد على الأقسام المتخصصة
– حفظ البريد المُوجه من أجل الحفظ
– تسجيل البريد الصادر
– حفظ صورة عن البريد الصادر
– إرسال البريد الصادر
– معالجة الاتصالات الهاتفية إعداد دليل مُختص بالهواتف والعناوين
– استقبال المكالمات الهاتفية القادمة
– معرفة المتصل، والهدف من اتصاله
– تحويل الاتصال إلى الجهة المُختصة
– إجراء الاتصالات للمدير
– تدوين المكالمات الهاتفية والغرض منها للمدير
– إعداد المراسلات تحرير المادة المكتوبة
– طبع المادة المُحررة
– إجراء تصدير للمراسلات الصادرة
– تصوير المستندات والأوراق المطلوبة
– تصميم النماذج المطلوبة من أجل العمل
– تنظيم الاجتماعات حجز القاعات من أجل الاجتماعات
– توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماع. تجهيز قاعة الاجتماع
– استقبال المُشاركين في الاجتماع. تدوين الملاحظات في الاجتماع
– توزيع أوراق الاجتماع
– تنظيم مواعد المدير العام تسجيل بيانات الزوار
– عرض الأجندة على المدير
– تجهيز البيانات للمدير
– ترتيب السفريات جمع البيانات المُرتبطة بالسفر
– عمل الحجوزات اللازمة ومُتابعتها
– إعداد ملف السفر
– إخبار الجهة المُضيفة عن موعد وصول المدير
– إلغاء الزيارة وِفقاً لطلب المدير
– تنظيم محفوظات الإدارة تجهيز المكان المُناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات
– تصنيف المحفوظات
– ترميز المحفوظات
– فهرسة المحفوظات
– إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة
– جلب الملفات عند طلبها
– متابعة أعمال الإدارة تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى مُتابعة
– الاطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي
– اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع
– حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص
– استخدام تطبيقات الحاسب الآلي مُعالجة النصوص، والبيانات من خلال استعمال برنامج Word
– تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج power point
– إنشاء الجداول باستعمال برنامج Excel
– تنظيم المواعيد باستعمال برنامج Out Look
– إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستعمال برنامج Access
– تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة
– مُتابعة كل جديد من برامج الحاسب الآلي

المتطلبات الوظيفة

• دورات وشهادات ومؤهل في نفس المجال
• شرط اساسي اجادة اللغة الانجليزي تحدث وكتابه

يرجى تقديم سيرة ذاتية محدثة تعكس خبراتك ومؤهلاتك بشكل دقيق.