شواغر سكرتير تنفيذي بالسعودية – معالجة الاتصالات الهاتفية إعداد دليل مُختص بالهواتف والعناوين
– استقبال المكالمات الهاتفية القادمة ومعرفة المتصل، والهدف من اتصاله وتحويل الاتصال إلى الجهة المُختصة
– إجراء الاتصالات للمدير وتدوين المكالمات الهاتفية والغرض منها للمدير.
– إعداد المراسلات تحرير المادة المكتوبة. طبع المادة المُحررة
– إجراء تصدير للمراسلات الصادرة. تصوير المستندات والأوراق المطلوبة
– تصميم النماذج المطلوبة من أجل العمل
– تنظيم الاجتماعات حجز القاعات من أجل الاجتماعات
– توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماع وتجهيز قاعة الاجتماع
– استقبال المُشاركين في الاجتماع وتدوين الملاحظات وتوزيع أوراق الاجتماع
– تنظيم مواعد المدير العام تسجيل بيانات الزوار وعرض الأجندة على المدير وتجهيز البيانات للمدير
– ترتيب السفريات جمع البيانات المُرتبطة بالسفر وعمل الحجوزات اللازمة ومُتابعتها وإعداد ملف السفر وإخبار الجهة المُضيفة عن موعد وصول المدير وإلغاء الزيارة وِفقاً لطلب المدير
– تنظيم محفوظات الإدارة تجهيز المكان المُناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات وتصنيف المحفوظات وترميز المحفوظات وفهرسة المحفوظات وإتلاف المحفوظات غير المُستخدمة وجلب الملفات عند طلبها
– متابعة أعمال الإدارة تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى مُتابعة. الاطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي. اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع. حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص
– استخدام تطبيقات الحاسب الآلي مُعالجة النصوص، والبيانات من خلال استعمال برنامج Word
– تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج power point
– إنشاء الجداول باستعمال برنامج Excel
– تنظيم المواعيد باستعمال برنامج Out Look
– إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستعمال برنامج Access
– تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة. مُتابعة كل جديد من برامج الحاسب الآلي
– إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارة إعداد الخطابات المرتبطة بطلبات مُوظفي الإدارة
– تنسيق إجازات العاملين
– رفع التقارير المتعلقة بحضور وانصراف العاملين للإدارة المختصة
– تنسيق إجراءات الأعمال الإضافية للعاملين
متطلبات الوظيفة

• خبرة مناسبة
• بكالوريوس