مطلوب مساعد اداري للعمل – إعداد الخطط الفرعية والبرامج التنفيذية الخاصة بالشئون الإدارية والاتصال الفعال مع الفرع الرئيسي للمنشآة بما يحقق الأهداف الرئيسية من العمل
– المشاركة فى إجتماعات الإدارة العليا و إبداء الرأى فى النتائج و القرارات مع التنسيق مع مدير المشروع
– تمثيل المنشآة في الدوائر الحكومية وتنفيذ جميع المهام المتطلبه لتنفيذ العمل بصورة عاجلة
– مسئول عن إعلان / إعلام جميع العاملين بالقرارات الإدارية بعد إعتمادها من قبل الادارة العليا
– إعتماد جميع مستندات الصرف بعد توقيعها و مراجعتها من المدير المالى (في حال اخذ صلاحية الصرف من الادارة العليا)
– حضور إجتماعات مجلس الإدارة والمساعدة فى صياغة و تقنين التوصيات و القرارات الصادرة و وضع الخطط المناسبة مع مراجعة الفرع الرئيسي في مدينة ابها ان تطلب ذلك
– رئاسة و إدارة الإجتماعات الدورية الخاصة بالمؤسسة و المساعدة فى إصدار القرارات المناسبة بناءاً على الحقائق الواردة
– تنفيذ خطط الجودة المعتمدة والخاصة بالشئون الإدارية والمحافظة على تحقيق ارشادات الامن والسلامة من قبل مسئولي الامن
– المشاركة فى صياغة وإعداد إجراءات الشئون الإدارية مع ممثل الإدارة لنظام الجودة ومدير تخطيط وتوكيد الجودة
– مراجعة و تدقيق الإجراءات و النماذج و السجلات و التعليمات الخاصة بنظام الجودة عن الشئون الإدارية قبل إعتمادها من الرئيس التنفيذي
– إمساك و حفظ و صيانة مستندات التراخيص و التسجيل التجاري والصناعي والضريبي ومتابعة صلاحية وسريان هذه الوثائق وغيرها من الوثائق والمستندات الحكومية اللازمة لتقنين الأوضاع التشغيلية
– التحقق من أن جميع التعليمات الإدارية هى المتبعة بالفعل و توقيع الجزاءات على المخالفين مع اشعار الادارة العليا بتطبيق ذلك
– مراجعة كشف الحضور والانصراف مع مدير المشروع
– مسئول عن وحدة الحملة وصيانة السيارات و التعامل مع جهات المرور بعد تكليفه من قبل مدير المشروع
– مسئول عن سلامة البنية الأساسية للوحدات الإدارية والسكنية و الإنتاجية و إتخاذ ما يلزم من إجراءات وقائية و علاجية للحفاظ على هذه الأصول
– مسئول عن الأمن والحفاظ على محتويات المنشآة من السرقة و له الحق فى إصدار التعليمات و القرارات التى تمكنه من ذلك بعد اشعار الادارة العليا بمواطن المشاكل وحلولها واخذ الموافقة لتنفيذها
– مسئول عن جميع إجراءات و تعليمات الأمن الصناعى المتبعة بالمنشآة و مسئول عن صحة هذه الإجراءات
– تمثيل الشركة أمام الغير وكذلك فى المناسبات و الحفلات و المقابلات الرسمية بتفويض من الرئيس التنفيذي
– رفع التقارير الأسبوعية والنصف شهرية والشهرية والنصف سنوية والسنوية للرئيس التنفيذي ومدراء الادارات الاخرى ومناقشة هذه التقارير في إجتماعات الإدارة العليا الدورية
– وضع الحلول الطارئة في الحالات العاجلة مع المقدرة الكاملة على حل المشكلات
– مساعدة مدير المشروع في عمل مايلزم لتحقيق الاهداف اليومية والاسبوعية والشهرية والسنوية
– اجادة التعامل بسلاسة ومرونة مع مختلف الثقافات المختلفة
متطلبات الوظيفة

• خبرة من مبتدئ الى 5 سنوات
• خريج كلية الأعمال
• اجادة استخدام برامج الحاسب الآلي ونظام المراسلات والانظمة المحاسبية والموارد البشرية ان تطلب العمل عليها
• القدرة على الحضور الى مدينة ابها في حال الحاجة لذلك