مطلوب سكرتير تنفيذي للعمل بمدينة الرياض – العمل كسكرتير تنفيذي ومساعد إداري للرئيس التنفيذي.
– مساعدة الرئيس التنفيذي والقيام بالشئون الإدارية وأعمال السكرتارية.
– تجهيز كروت المعايدات السنوية لكبار المسؤولين وشركاء المركز.
– تجهيز وإرسال التعاميم والمراسلات نيابة عن الرئيس التنفيذي.
– استلام وحصر جميع المراسلات والخطابات الواردة.
– حفظ وأرشفة المراسلات والخطابات.
– إدارة المكالمات والاتصالات الواردة والصادرة.
– صياغة وإعداد الخطابات والمراسلات باللغتين العربية والانجليزية.
– تحديث وتجهيز مواعيد وزيارات الرئيس التنفيذي الأسبوعية والشهرية.
– عمل ترتيبات واجراءات سفر الرئيس التنفيذي.
– تجهيز رحلات عمل الرئيس التنفيذي والتنسيق مع الأطراف ذات العلاقة.
– أداء أي أعمال أو تكليفات ذات علاقة بالشئون الخاصة للرئيس التنفيذي.
– الترحيب بضيوف وكبار زوار المركز.
– التسيق لخدمات الضيافة (شاهي/ قهوة) لضيوف الرئيس التنفيذي.
– عمل جولات تعريفية لكبار الضيوف والزوار حول مرافق المركز.
– إضافة وتحديث قواعد البيانات ومعلومات الاتصال للشركاء والزوار بشكل دوري.
– إدارة قرطاسية ومستلزمات المكتب التنفيذي.
– العمل كحلقة وصل ومصدر للمعلومات المتعلقة بأعمال المركز.
– التنسيق والتواصل المستمر مع الإدارات والأقسام ذات العلاقة.
– التأكد من جودة أداء جميع أجهزة المكتب التنفيذي.
– المحافظة على مظهر ونظافة المكتب التنفيذي
مهام مجلس الإدارة والمجلس الاستشاري:
– التنسيق والتواصل مع أعضاء مجلس الإدارة وأعضاء المجلس الاستشاري.
– تنظيم وجدولة اجتماعات مجلس الإدارة والمجلس الاستشاري.
– إعداد أجندة الاجتماعات وحصر كافة البيانات والمعلومات المتعلقة بالاجتماع.
– إعداد وارسال أجندة الاجتماع لأعضاء المجلس.
– إعداد وتوزيع محضر الاجتماع بعد نهاية الاجتماع مباشرة.
– التأكد من استيفاء جميع المتطلبات والخدمات اللوجستية المتعلقة بالاجتماعات.
متطلبات الوظيفة

• بكالوريوس إدارة الأعمال أو دبلوم سكرتير تنفيذي.
• خبرة 3 -5 سنوات كسكرتير تنفيذي.
• إجادة اللغة الانجليزية والعربية تحدثاً وكتابة.
• القدرة على إستخدام تطبيقات الحاسب الآلي (MS Office, Outlook ).
• القدرة على تحمل ضغوطات ومتطلبات العمل.
• القدرة على حل المشكلات واتخاذ القرارات
• الطابع والسلوك الايجابي المتوجه نحو خدمة ومساعدة الآخرين.
• التحلي بالاتيكيت والمهنية العالية
• مهارات التواصل واللباقة في التحدث.
• الدقة والجودة في العمل