مطلوب موظفة سكرتارية في الخبر – السعودية – تنظيم ملفات المكتب
– متابعة إدارة الوقت وجدول المواعيد للمدير/المدراء المباشرين
– الإشراف على عمل موظف الإستقبال والمراسل
– متابعة تنفيذ القرارات الإدارية المختلفة الصادرة من قبل المدير/المدراء المباشرين
– التحضير لإجتماعات الإدارة الاسبوعية كتقارير متابعة العقارات خلال الاسبوع وعمل جدول عمل مع مدير المبيعات وتجهيز محاضر الإجتماعات وتوزيعها.
– تجهيز البريد اليومي ( المذكرات والتعاميم والوثائق الإدارية وتقارير المعاملة ومذكرات ورسائل إدارة العقارات وبيانات التحصيل … إلخ.
– تجهيز وتحضير وطباعة الخطابات الرسمية بين ممثلي المبيعات والعملاء والشركات الأخرى.
– استقبال الفاكسات والرد عليها بعد تقديمها إلى مدير المبيعات وممثلي المبيعات.
– الإشراف على طلبات العمل للموظفين الجدد الذين يرغبون في الإنضمام إلى الشركة وترتيب مقابلات لهم مع مدير المبيعات.
– المساعدة في تجهيز مواد التدريب.
– عمل نماذج بروشورات شخصية لممثلي المبيعات.
– متابعة المهام الإدارية المتعلقة بإجازات الموظفين السنوية وتحديد الأهداف .. إلخ.
– تجهيز كتب التعريف بممثلي المبيعات الجدد للمؤسسات والشركات المختلفة.
– متابعة بيانات الإدراج مع ممثلي المبيعات وإدخال وتحديث الإدراجات المستلمة من ممثلي التسويق بشكل مستمر.
– تجهيز عقود تسويق ( حصرية/تأجير) حسب الحاجة ووضع صيغ لها.
– تجهيز عقود الإيجار مع عملاء الشركة ومتابعتهم مع ممثلي المبيعات حتى إتمام وتوقيع العقود بين الأطراف المعنية.
– متابعة وإستلام وتسليم الكاميرا الرقمية بين ممثلي المبيعات وتحميل الصور على الكمبيوتر ثم تجهيز تقارير وصف العقار لعرضها على العملاء.
– القيام بكل ما يطلب منه بحدود معرفته وقدراته.
– متابعة عقود الصيانة بين الشركة وشركات الصيانة التي تقوم بصيانة تجهيزات وآلات الشركة.
متطلبات الوظيفة

• المعرفة بعمل الشئون الإدارية وشئون الموظفين
• مهارات عالية جدا في التنظيم
• المعرفة في التعامل مع أجهزة الفاكس والتصوير وغيرها
• المعرفة في التعامل مع أجهزة الحاسب الآلي