مطلوب سكرتير في السعودية – تقديم الدعم الإداري والمكتبي إلى الإدارات أو الأفراد التنفيذيين
– التفقد اليومي لترتيب وتنظيم ونظافة المكتب
– جدولة الاجتماعات وترتيب غرف الاجتماعات
– اشعار المدير حول اية إلغاءات للإجتماعات أو اقرار اجتماعات جديدة.
– إدارة اجراءات السفر والجدول الزمني الخاص بها.
– التعامل مع الطلبات الخاصة بالحصول على المعلومات مباشرة وتوفيرها بأسرع وقت ممكن
– إعداد المراسلات والبريد بصورة شاملة
– ترتيب البريد الصادر والوارد توثيقه وتسجيله وترقيمه
– إعداد التقارير الإحصائية.
– إدارة جداول البيانات.
– استقبال الزوار وتحيتهم.
– إعداد الوثائق السرية والحساسة والتعامل معها بأمانة وإخلاص
– تنسيق أنشطة إدارة المكاتب.
– تحديد المسائل ذات الأولوية القصوى والتعامل معها وفقا لذلك
– إعداد جدول أعمال الاجتماعات ومتابعة توزيعه والتأكد من تسليمه للمعني شخصيا
– التعامل بحرفية مع الاوامر الشفهية والعمل على صنع القرار بها
– المساعدة في إعداد ميزانية المكتب
– تنظيم وترتيب الانشطة في المناسبات والاحتفالات.
– تنظيم وانجاز كافة الإجراءات المكتبية.
– عمل تنسيق وارشفة خاصة بمهمات السفر للمدراء؛ وجمع كافة البيانات الخاصة بها والاحتفاظ بقسائم السفر وعمل سجلات بذلك
– التعامل بحرفية مع المعدات المكتبية، مثل أجهزة الكمبيوتر – آلة التصوير والماسح الضوئي وغيرها
– تنسيق اللجان وفرق العمل ومتابعة سير عملها
– متابعة التوجيهات والتعليمات الصادرة من المدير والتي تم احالتها للمسؤولين التنفيذيين.
– استقبال وتحويل المكالمات الهاتفية.
– توجيه العملاء إلى الجهات المختصة اوالموظف المختص
– الحفاظ على سلامة جميع الأنظمة الإلكترونية ومتابعه صيانتها اولا بأول.
– التوقيع على الطرود البريدية المحمولة جوا
– العمل خارج اوقات الدوام الرسمي ان تطلب الأمر
– اي مهمة اخرى قد يتم تكليفه بها
متطلبات الوظيفة

• ان لا يزيد العمر عن 30 سنة
• ان تكون لديه خلفيه في مجال القانون
• وجود خبرة في مجال السكرتارية